Por quanto tempo guardar contas pagas?

Aquela gaveta cheia de comprovantes de pagamentos de contas pode ser esvaziada uma vez por ano!

Como e quando fazer isso? A Boa Vista vai te explicar!

Contas de serviços

As de água, energia elétrica, gás e telefone podem ser jogadas fora a partir do momento em que a empresa encaminhar a declaração anual de quitação de débitos, o que deve ocorrer até maio de cada ano, conforme a Lei Federal 12.007/09 e a Lei Estadual 13.552/2009 (do Estado de São Paulo).

A concessionária pode emitir essa declaração de quitação de débitos na própria fatura ou enviar documento específico. Portanto, dê uma olhada nas faturas entre janeiro e maio para ver se há a informação “as faturas de consumo vencidas no ano X foram quitadas.”

Quando você recebe a declaração referente ao ano anterior, só ela precisa ficar guardada pelo tempo determinado em lei. As contas mensais podem ser jogadas fora.

Saiba que a quitação anual só registra o que realmente foi pago. Se ficou alguma conta em aberto no ano anterior, a empresa só irá dar a declaração referente aos meses pagos.

Algumas empresas colocam na declaração a menção de vários anos de contas quitadas. Daí, é possível descartar, inclusive, a declaração do ano anterior.

Se não receber a declaração

Se você não receber a declaração anual de quitação de débitos, peça por escrito ao fornecedor e guarde a cópia do pedido com protocolo (que pode ser via Aviso de Recebimento dos Correios ou por e-mail, desde que a empresa responda). 

Prazos para guardar comprovantes de pagamentos

Por 1 ano

• Seguro de veículos, pessoal ou residencial um ano após o fim da vigência da apólice. O mesmo tempo vale para a proposta de seguro e a própria apólice.

Por 2 anos

• Pagamento de multas de trânsito.

Por 3 anos

• Recibos de pagamento de aluguel (anteriores a 11/01/1993 devem ser guardados por 20 anos conforme o Código Civil de 1916); 
• Fatura do cartão de crédito.

Por 5 anos

• Declaração anual de quitação de débitos;
• TV por assinatura
• Condomínio (o recomendado é que o inquilino mantenha pelo período em que residir no imóvel);
• Recibos de consórcio (o bom é você mantê-los até o encerramento do grupo);
• Convênio médico e seguro saúde; mas é válido preservá-los enquanto manter o contrato com a operadora de saúde (com vencimento anterior a 11/01/1993 devem ser mantidos por 20 anos, conforme o Código Civil de 1916); 
• Mensalidades escolares e cursos livres;
• Declarações de Imposto de Renda de Pessoa Física (incluindo os comprovantes de entrega da declaração e todos os documentos que foram declarados);
• Pagamentos do IPTU;
• Pagamentos do IPVA;
• Documentos de venda de veículos;
• Extratos bancários.

Outros prazos

O contrato de aluguel só pode ir para o cesto de lixo três anos após a devolução das chaves do imóvel e do recebimento do termo de extinção de aluguel;

Os comprovantes de pagamento das parcelas da compra do imóvel financiado devem permanecer arquivados até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registros de Imóveis; 

Notas fiscais de compra de bens duráveis (eletrodomésticos, celulares, etc) devem ser guardadas enquanto tiver o produto para cobertura em garantia de defeito e comprovação da existência do bem em caso de sinistro se houver seguro residencial (ou qualquer outro que cubra esses bens).

Arquivo online

Uma boa dica para economizar espaço na sua casa e aposentar a ‘gaveta das contas’ é fazer um arquivo virtual para guardar estes documentos, escaneando um por um.

Gostou de saber tudo isso? Então, vamos limpar as gavetas!

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